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日本文化经济学院学生会简章

目录

一、学生会简介

二、学生会规章制度

三、学生会部门设置及部门管理

四、学生会活动的相关介绍

一、学生会简介

西安外国语大学日本文化经济学院学生会是由日本文化经济学院团工委直接领导的学生干部团体,是学院内师生沟通的桥梁。 

学生会以“为学生服务,为老师分忧”为宗旨,从事学院各项活动的组织、安排、服务工作。学生会成员是由各级学生的精干力量,经过精心选拔组织而成。其下设有主席团、秘书处、外联部、组织部、新媒体运营中心、学习活动部、素质拓展部、“朝阳”志愿者队、体育部、大艺团共十个部门。

学生会以“团结、高效、诚信、创新”为理念。团结:指在主席团的领导下,学生会内部团结一致。各部门保持及时沟通,每个人负好自己的责任,保证各活动负责人对整个活动的掌握与调度。高效:讲究效率不拖沓,该办的事情迅速而稳妥的办成。诚信:注意保持学生会的形象,决不失信于学生与同学。创新:各部门在自己职能范围内,通过新思路新办法来改进自己的工作。杜绝停滞不前不思进取!

二、学生会规章制度

第一条  工作制度

为了保证学生会工作正常顺利地开展、加强学生会的内部管理、提高学生会干部的思想素质和工作能力、强化学生会组织建设,特制定本制度。

1.各部门必须积极协助活动主负责部门开展活动,对主席团分配的工作必须认真负责的完成,不得拖延。

2.秘书处负责将各部门在每次活动后上交的总结和材料后制作其电子档案,以便日后保存和调动。

3.各部在学期初拟一份本学期总体工作计划交秘书处。

4.各部组织活动应至少提前一周交工作计划(策划)给主席团,要求考虑详细,部门分工合理;活动结束后一周之内进行工作总结并发至学院公共邮箱。团工委活动策划由秘书处制定,各部门主要负责的活动的策划由各部门自己制定。

5.部门内部员凡请假者,必须在活动或会议前一天向(副)部长请假。如确实事出突然,未能于会前请假,会后必须补假,并说明原因,由部门作好记录并存档。部长(包括副部长)须向主席请假,干事须向本部长请假。主席不在,由相关的副主席代替;部长不在,由副部长代替。

6.在请假过程中,若发现有弄虚作假的现象,一经查实,作无故缺席处理。

7.各部门工作中遇到问题需及时向主席团反映,由主席团作出处理,不得跨越主席团直接找指导老师。

 

第二条  工作考勤制度

为了加强学生会干部的管理,提高学生会干部、干事素质,真正做到奖惩分明,特制订本考核制度。

1.考核内容

1.1工作态度:工作积极、认真负责、热爱本部门工作;敢于负责、不推卸责任;有高度组织性、纪律性以及良好的时间观念;

1.2工作能力:要求具备一定的领导、组织和管理能力;个人工作能力较好,工作做到准确、高效;

1.3工作业绩:根据本人在日常工作中的实际表现以及在工作中取得的成绩由部门负责人加以评定;

1.4团结协助能力:根据本人在每次组织活动中的工作情况和与他人协同配合完成工作的情况由部门负责人加以评定;

1.5有较强的荣誉感:日常生活能严格要求自己,不做违反学校规定的事情,以实际行动维护学院的利益;

2.考核要求

2.1凡收到学生会会议活动通知,无故必须准时出席;

2.2学生会成员无请假缺席会议或活动三次,迟到、早退累计五次以上者做撤职处理;

2.3请假超过一学期所召开会议或所组织活动总数三分之一者,视自动退出学生会;

2.4凡本部门主要负责的活动,无特殊情况该部部员应全部到场;

2.5行为不端正,由个人原因影响整体荣誉时,视情节而根据“奖惩制度中”的规定给予相应处罚;

2.6学生会成员必须严格遵守本条例;

 

第三条  奖惩制度

为激励先进,进一步调动全体学生会干部工作的责任心和积极性,提高学生会成员工作效率,加强对学生干部的监督管理,形成学生会一套健全、完善的激励和约束机制,特制订本奖惩制度。

1.学生会奖励实行口头表扬,通报表扬;处罚实行口头警告,通报批评,劝退等惩罚措施。

2.学生会成员可向主席团提出对学生会的意见和建议,采纳者将视情况口头或学生会内部进行通报表扬并存档。

3.在奖学金评定及综合测评中,学生干部及优秀部员按有关规定给予加分。

4.每学年末各部门根据部门人数评选出优秀部员两到三名,颁发奖状,并在综合测评时予以相应院级加分。

5.学生会成员要求辞职,需正式提出申请,报主席团审,由学生会主席团讨论通过。

6.对不服从或消极对待布置的工作任务、无故不按时完成布置的工作任务及无故不参加学生会组织的活动的学生会干部,第一次给予口头警告,第二次给予书面通报批评,依次类推,直至劝退。

7.学生会财产实行统一管理,任何人未经负责人同意不得擅自外借学生会财产。否则发现一次给予口头通报,第二次给予书面通报,直至劝退。

8.受书面通报一次者,若再受警告或警告以上处分,开除学生会。

9.有下列情况之一者,劝其辞职

9.1有违纪行为者;

9.2工作平庸无进步者;

9.3本部门工作出现两次以上事故者;

10.有下列情况之一者,做撤职处理

10.1违反学校管理制度,情节较严重者(考试作弊,参与打架斗殴等);

10.2玩忽职守,不负责任,不能完成任务者;

10.3不服从领导、重大问题不请示汇报、不遵守纪律者;

10.4工作拖拉,效率低下者;

10.5例会迟到、早退、缺席累计超过5次者;

10.6不积极参加活动,重大工作不能配合者;

10.7在任期间,不能善始善终者;

10.8其他情况,对工作起到不良作用者;

11.凡受撤职处理的学生干部,在下一学年中不得参评一、二、三等奖学金,不能参加各种评优,不能再担任团工委学生干部。

12.有任何个人或集体存在贪污公款等行为,立即撤职,并向全院通报。

13. 学生会成员给以撤职处分须按以下程序执行:对于干事和副部长,由所在的部长提出,报主席团审批,并予以公布。对于部长,由学生会副主席提出,经主席同意后,予以公布。对于主席团成员,由学生会主席提出,经学生会全体会议三分之二以上成员即开除出学生会,并公布。

 

第四条  会议制度

例会是学生会组织工作和自我管理的一项重要内容。通过会议可以及时的制定安排和总结工作,并及时发现和解决工作中存在的问题和不足,及时传达院系的工作安排和有关通知精神。 现将学生会例会制度总结如下:

1.学生会全体会议及主席团例会由学生会主席团决定召开。部内例会原则上两周一次,由于举办大型活动或学院有重大安排可召开临时会议。

2.提前五分钟到会,不迟到、不早退、不旷会。

3.请假必须得到批准,不得由他人代请。每人每学期事、病假不能超过5次(考试、上课除外);超过5次者,视为不能胜任学生会工作,应自动辞职;出勤结果,在例会开始前5分钟由监察部进行点名,并上报秘书处备案。

4.按会议通知内容的要求,积极准备,会上踊跃发言,缩短会议时间,提高会议效率。

5.全体到会成员必须自带笔记本和笔,并做好会议记录。

6.未请假情况下与会者迟到15分钟,视其无故缺席。

7.会议进行中请自觉将手机铃声调至静音或关闭手机,不得随意走动,尊重他人的发言,要自觉维持会场秩序。

 

第五条  财务管理制度

学生会财务制度是学生会各项制度的重要组成部分,是规范学生会管理、健全各项工作制度,提高学生会经费使用效益的重要手段。学生会全体成员应认真学习并执行该制度,以厉行节约、专款专用的思想严格要求自己,勤俭治会。

1.学生会是为同学服务的组织,经费和收入都要用在为同学服务这一目的上,学生会对财务实行统一管理。

2.学生会日常开支由主管老师和主席团审核、批准,秘书处负责经费登记管理,包括学生会经费的收入和支出。

3.每学期开始时,各部门负责人认真计算本部门本学期活动预算,由秘书处负责汇总统计,交由主席团审核,同意后,经学生会指导老师批准方可通过。

4.活动结束后一周内,活动负责人应向秘书处提交经费结算表并附正式发票和收据,由主席团进行审核,就经费运行及使用情况做出汇报,经老师审核同意后报销(教学活动除外)。

5.学生会各项活动需精简预算经费。如在活动开展中出现特殊情况需要增加活动经费,必须报主席团批准。

6.购买物品必须严格依照预算所列项目,物品单价必须详细准确的填写,不得人为改动,若发现单价有差或所购物品超出申请范围,将追究经手人的责任。

7.报销时需附有账目明细及国家发行的正式发票、以便审核。

8.打印应到学院指定地点打印,每个部门应有专人负责,打印经费一般不得高于预算额。

9.由秘书处统一负责管理账目。

10.主席团对每次活动经费进行审核和监督。

 

第六条  换届制度

学生会换届工作是我系学生会整体工作的重点之一,做好学生会换届工作有利于促进学生会组织机构建设,有利于促进学生整体工作的开展。为了更好地规范学生会换届工作,现将有关要求通知如下:

1.指导思想:公开竞选,公平竞争,择优录取,民主集中,完善学生会机构建设,培养学生干部骨干,建立高效、灵活、团结、务实的学生会组织。

2.组织机构设置:学生会设主席1名(大三),副主席3名(大三),下设秘书处、外联部、组织部、新媒体运营中心、学习活动部、素质拓展部、“朝阳”志愿者队、体育部、大艺团,各部门部长(处长)1名(大二),副部长2~3名(大二)。

3.选拔条件

3.1政治上积极进步,思想道德素质过硬,学习成绩优良,踏实肯干,责任心强,严格自律,以身作则,遵守纪律;

3.2较强的组织管理能力和良好的团队协作精神,敢于创新,在各方面起带头表率作用,在同学中有较高威信;

3.3对本部门工作有深入了解与经验,具备较强的本部门工作所需的专门能力。

4.换届要求

4.1.学生会换届工作在学生会指导老师直接指导下由学生会具体落实。

4.2.换届工作要透明公开、公平公正,把德才兼备的优秀学生吸纳到学生会组织中来。

4.3.各有关部门要高度重视换届工作,认真组织,广泛宣传发动,认真落实。

4.4.各竞选人员需认真详细填写竞选表格。

 

第七条  档案管理制度

为使学生会档案管理规范化,使学生会档案更加具有系统性、完整性、科学性,对学生会各种文字材料实行科学有效的管理,形成一定的历史资料,为今后的学生会工作提供必要的依据和经验、教训,特制定学生会档案管理制度。

1.学生会秘书处负责档案管理工作,对学生会的文件、会议记录活动资料、报刊及其他形式的材料进行分类、归档并实施有效的管理;对各项工作进行综合总结。

2.学生会档案分类为:各级文件类(包括各项规章制度及人员调整文件)、工作计划及总结类、会议记录类、各部门活动资料类、学生会成员档案类、学生会奖惩档案类(集体/个人)。

3.学生会各职能部门在每学期初必须递交一份本部工作计划(包括预算),并归入学生会档案。在学期末时须递交一份工作总结,介绍本学期的工作内容、计划落实情况及经验教训,并归入学生会档案。(分为电子档和书面两种形式)。

4.学生会各职能部门举行活动,应将财务预算、策划交主席团审核,并将相关资料(包括策划、财务预算、活动安排、学生活动宣传资料、活动参与者及活动结果等,重要活动须附活动总结)送交秘书处存档,资料送交应及时、主动、完整。

5.学生会摄影摄像工作由新媒体运营中心负责。活动后电子相片由新媒体运营中心进行保存。

6.学生会全体会议、主席团会议、部内会议的会议记录均须交秘书处存档。

7.学生会档案资料不得随意外借。任何部门或个人如确需借用,须向秘书处递交正式的书面借条,并征得秘书长同意,重要资料的借出须征得主席同意。所借资料均须规定归还时间。任何用个人原因导致档案资料的遗失,都将追究其个人相应责任。

8.各部门应重视档案管理制度,及时按要求自动上交材料。

 

第八条   物品管理制度

为使学院物品管理规范化,避免物品丢失及不必要的浪费,特制定物品管理制度。

1.日文学院学生活动物品仓库为JD206.

2.秘书处每学期对JD206进行物品请点,列出物品清单并丢弃没用的物品。将具体情况上报主席团。

3.秘书处持有JD206钥匙,并由专人负责看管。如其他兄弟院系需要使用其中物品时应做好记录,记录内容包括:借出物品,归还时间,出借人,对方负责人。

4.各部门办完活动后有物品剩余的应主动联系生活部,由生活部进行清点后放入仓库中并及时更新仓库物品清单。

5.如不确定物品能否出借应与主席团联系,同意后方可借出,并记录出借人联系方式。

6.宣传板的看管由新媒体中心负责。宣传板画出之后,需在宣传板上写出板子负责人姓名,新媒体中心应在宣传板摆放期间派专人不定期检查,如有板子不见的情况应及时上报主席团。

 

第九条   网络宣传及跨部门交流制度

为打造日文学生会品牌,并加强学生会内部凝聚力,保证指令及意见的通畅到达,特制定此制度。

1.网络宣传平台主要为微信公众平台 “西外日文”。此微信公众平台由新媒体运营中心专人进行管理。平台应及时准确传达学生会的各类活动信息及公告,活动照片,视频等。

2.各部门应积极配合新媒体运营中心。为起到更好的宣传效果,各部门办活动之前应主动联系新媒体运营中心在微信公众平台上提前做好宣传工作。活动后如有活动照片应在活动三天内及时交给新媒体运营中心。

3.建立学生会干部微信群,由主席团发布有关学生活动信息

4.各部门通过日文学生会公共邮箱将各种电子资料交给秘书处。

5.各活动主管部门办活动时如需其他部门协助可直接联系对方部门。必要时由主席团做直接调度。

                          

三、学生会部门设置及部门管理

■ 学生会主席团 

学生会主席团作为学生会最高权力机构,代表学生会执行学生会全体会议做出的决议,指挥、监督并检查学生会各部门的工作,全面主持学生会各项事宜,指导和监督各部门开展工作,保证学生会正常运转。主席团主要负责以下事务:

1.主席对学生会工作全面负责,抓好学生会自身建设;传达上级指示精神,定期向指导老师汇报和请示工作,负责与指导老师的交流安排学生会各部门工作,并监督和帮助其完成工作。

2.副主席主要协助主席处理学生会日常工作,协调院学生会与校学生会及其他学生组织之间的关系;主席不在时,由副主席代行主席职责。

3.主席团主持学生会的全面工作,定期召开学生会会议,听取各方面的工作情况,讨论制定本学期工作计划和工作重点。汇总学生工作的总情况,并及时有效地向院系反映。

4.定期召开主席团例会,主要对之前工作进行回顾总结,同时对以后工作进行计划和方向性决策。

5.加强学生会自身的思想道德素质的建设,及时了解和关心学生会各干部的思想、工作、学习和生活,调动他们的积极性,协调各方面关系,维护学生会集体利益。

6.主席团对学生会各部门负责人的任免有提名权。

7.负责对外联系,加强院系之间的交流,逐渐完善学生会工作及管理体系。

 秘书处 

秘书处作为基础部门和枢纽部门,负责上传下达,处理学生会日常事务,在日文学院和其他各院系之间、学生会主席团和各部门之间、学生会各部门之间,发挥着重要的沟通与协调作用,并负责对学院学生的生活监察工作。部门具体职能如下:

1.日常值班。安排本部门部员定期在指导老师和教学秘书的办公室值班,协助老师完成日常事务。包括接打电话、来访登记、打印文件、传达信息等。

2.文档管理。定期整理学生会内部工作资料,包括各部门的工作策划书、总结报告书、学生会内部的公告及其他资料。

3.财务管理包括学生会各部门的报账管理和学生会内部活动经费的明细管理。具体为负责各部日常开销及各个活动的报账整理和考核,确保无误之后提交负责老师处进行报账。学生会拉来的外部赞助资金由两名副部负责管理。制作详细的收支表并定期在学生会大会上公示。

4.负责学院承办的部分活动的策划以及各部门活动策划的规范工作。具体包括接待新生策划、院会纳新工作策划、校园开放日接待策划等。

5.负责传达老师及主席团下达的指令,联系各部。包括通知学生会大会的具体安排、副部级以上会议的安排、各部工作指令的传达等。

  外联部 

外联部主要以拓宽校、院际交流工作为主题,向外展示学校学生的真我风采,向内为学生会各项活动筹集资金,协助秘书处对团工委资金进行管理工作,确保活动顺利开展进行。其基本职能如下:

1.多渠道拓宽学生会经费来源。负责为学院大、中、小型活动拉得赞助,且拉赞助必须在不违背原则的前提下进行,拉赞助的过程中不得损害学院的形象、利益。

2.加强与校其他外联部的合作联系。

3.举办有外联部门特色的各种活动。

4.院活动中协助配合其他部门。

 组织部

组织部主要负责院内党团工作事项及党团活动的开展。其基本职能如下:

1.负责校团委每年一度的“五四评优”工作。

2.举办和筹划模拟人民代表大会。

3.进行学院有关重要思想精神的宣传教育工作,配合学院开展各类时政活动,进行重大的时政学习和宣传。

4. 开展学院的日常团日活动,并由此展开一系列有益于德智发展的活动。

 新媒体运营中心

新媒体中心是学院和学生会的信息之窗,通过“西外日文”微信公众号,向外宣传我院大小活动及各类信息,同时在学院师生间建立沟通交流平台,负责学院各种会议及活动的撰稿工作,学院会议及活动的拍摄工作,绘制海报、制作大型展板、更新学院宣传栏等平面宣传形式。其基本职能如下:

1.负责学生会各部门活动信息的宣传。通过绘制大型海报、展板等形式对外传达各部活动信息。

2.管理学院宣传板。负责宣传板的外展、回收、出借。

3.院会活动新闻稿的撰写。

4.校、院运会期间的通讯工作和运动简报的编辑。

5.负责学院各项工作的网络宣传,网宣平台为“西外日文”微信公众号。

6.制作学院大型活动的视频宣传。

7.配合其他部门对各项活动提供技术支持,如多媒体的操作、现场摄像等工作。并负责学院各项活动的拍照工作。

 学习活动部 

学习活动部以营造校园学习氛围为目的,负责协助教研室举办各种学习兴趣活动,负责学院日语角的组织工作,为同学们提供更多表现自我、张扬个性的机会和平台。其主要职能有以下几个方面:

1.与学校教务部门及任课老师建立和保持经常性的联系,促进师生间的交流。

2.组织、策划、举办各种学习性活动,包括对子班活动、日语角、日语假名书写比赛、日语配音大赛、日语美文朗诵比赛、日语话剧比赛、日语演讲比赛、英语演讲比赛等。

3.配合学院及学校各类学术性活动的组织。

■素质拓展部

素质拓展部负责开展学院的创新创业工作,管理社团及“职”因有你系列活动。其基本职能如下:

1.负责开展学院创新创业工作。

2. 管理学院的社团,包括篮球社、乒乓球社、OHY朗读社、合气道社与羽毛球社五大社团。

3.举办“职”因有你系列活动。

■ “朝阳”志愿者队

志愿者队以“不断开拓志愿者服务项目,努力把志愿服务与技能训练相结合”为目标,以“三部门分工明确”的工作形式,目前已成为校内最有影响力的志愿者队伍之一。其基本职能如下:

1. 日常志愿活动。利用周末或节假日到心心特殊儿童幼儿园、春晖老年公寓、流浪狗救助站、校图书馆等多个固定活动基地进行志愿活动。

2.负责暑期支教活动。

 体育部 

体育部作为学生体育活动的先锋队和带头人,承担着为各类校级比赛选拔体育人才的重任,同时也自行组织并开展着独具特色的体育活动及比赛,锻炼同学们的耐力,培养集体凝聚力。其基本职能如下:

1.开展各类体育活动,积极创造平台让广大同学参与体育活动,弘扬和丰富校园体育文化。如:羽毛球赛、乒乓球赛、拔河比赛、篮球赛、排球赛等。

2.为学院各类参加校级比赛的队伍提供支持,并协助校体育部开展体育活动。如足球赛、篮球赛等。

3.全面负责校运动会、拔河比赛、啦啦操比赛的工作。

大艺团

大艺团致力于策划各类晚会、文艺比赛活动,陶冶同学们的情操,丰富同学们的课余生活,展现我院学生文艺风采,推进校园的精神文明建设而组织开展各类文艺活动的专职部门,主要负责晚会筹备与后台管理。大艺团下设常务,舞蹈,声乐,器乐,主持,舞台剧,礼仪共七个部门。其基本职能如下:

1.开展形式多样的文娱活动,全面负责学院各类文艺活动,例如:迎新晚会,文化艺术节等。

2.协助校组织举办各类文艺活动,如校歌赛、女生节等。

3.为学院各类活动、晚会提供主持,礼仪人员及必需的特色节目。

 

 



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